接待准备

邀请函或者电话确认

客户背景资料准备

来访公司；

来访人数、人员、职务；

公司业务简介；

来访目的：检验工厂？重大谈判？例行访问？

根据客户资料和客户级别，确定接待等级，制订相应接待计划

客户行程安排与确认

酒店预订

四星级以上，具备涉外接待的基本能力；

距离公司 15 分钟以内，方便到达；

环境好。

酒店安排

房间问候语；

旅游指南；

上网帮助；

预备笔记本电脑和 USB 存储器；

DVD 播放机。

欢迎资料准备

机场接站牌；

公司门口的横幅或者欢迎牌；

提醒非客户接待人员用微笑对客户的来访表示欢迎，不一定人人需要语言问候。

办公间要求

桌面整洁；

地面清洁；

秩序好；

气氛浓；

平常加强管理，保证每天一样。

谈判室准备

我方资料；

我方国旗、客户方国旗；

我司+客户司LOGO 旗；

谈判人员事先对客户可能问题的准备；

业务资料：比如关税、海运费；

花卉；

饮料、水果盘。

会议室准备

投影机；

投影欢迎词+客户公司LOGO；

电脑、灯光、音像、音乐调试好；

介绍人员提前练习。

总裁会晤安排

如果需要总裁会晤，提前通知总裁；

会晤时间；

会晤内容稿子；

翻译。

路线安排

参观程序

留影与摄影

每个环节负责人

中餐安排

以简单、环境整洁，加上适当的放松音乐为主。

晚餐安排

考虑客人的文化背景，选择合适的菜系和菜馆；

环境选择；

陪同人员；

菜谱；

特色菜介绍；

文化特色介绍。

特别策划的准备工作

实地演练

接机要注意的问题

接待者；

轿车安排；

接机牌制作；

座次安排；

第一句话内容；

话题顺序；

讲话内容；

车上准备一些轻音乐，比如班得瑞的美妙音乐或者客户国家的经典音乐；

到工厂路线安排。